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효성FMS 뉴스룸

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[비즈 팁] 학원을 운영 중이라면 필수! 원장이 꼭 알아야 할 수강료 관리 방법

2020-03-19

수강료 관리는 학원 사업의 지속가능성에 큰 영향을 줍니다. 운영비의 대부분이 수강료로 충당되기 때문입니다. 대형 학원은 수강료를 관리하는 직원이 따로 있지만, 중・소형 학원은 원장이 전부 도맡아 하는 경우가 많아 어려움이 있죠. 오늘은 수강료 책정과 인상, 미납 관리 등 현명한 수강료 관리법에 대해 알아보겠습니다.

자금 기반을 안정적으로 다지려면? 수강료 제도 현명하게 운용하기

학원을 안정적으로 운영하는 데에 가장 좋은 것은 가능한 많은 수강생이 오랫동안 다니는 것이겠죠. 따라서 현명한 수강료 제도를 통해 새로운 원생이 유입될 수 있는 가능성을 늘리고, 기존 원생의 정착을 돕는 것이 중요합니다.

『학원 경영의 달인은 특별한 1%가 있다』(p.161)에서는 수강생의 정착을 위해 초・중・고등학생의 학원비를 동일하게 책정할 것을 추천합니다. 학년이 높아질수록 수강해야 할 과목이 많아지기 때문에 비용 부담이 있을 수 있고, 그런 점에서 학년별로 수강비를 차등 책정하지 않는 학원에 계속 다니게 된다는 것입니다. 한 수강생이 많은 과목을 듣도록 하고 싶다면 비교적 저렴한 비용으로 종합반을 운영하는 것도 고려해볼 수 있습니다. 종합반을 원하지만, 비용 부담이 있는 학부모・수강생의 접근성이 높아질 수 있기 때문입니다. 이때 국・영・수 같은 주요 단과 이외의 과목은 수강료를 상대적으로 저렴하게 책정하면 상담 여하에 따라 수강 과목을 늘리도록 유도할 수도 있습니다. 

수강료를 똑똑하게 수금하는 방법에는 무엇이 있을까요? 일반적인 방법으로 수강료 선납 시스템이 있습니다. 3개월, 6개월 등의 단위로 미리 학원비를 결제하도록 하는 것이죠. 이는 미납을 사전에 방지하고 일정 기간 정착하게 할 수 있지만, 반대로 3개월만 수강하고 이탈할 가능성도 있으니 초기 관리가 매우 중요할 것입니다. 분반을 통한 선의의 경쟁, 포상 제도 등을 통해 수강생이 지속해서 학원에 다닐 수 있는 계기를 마련해주세요. 한편 신규 수강생 유치를 위해 형제 할인, 친구 소개 할인 등 다양한 이벤트를 통해 수강료를 깎아주는 경우가 많은데요. 수강생이 한 반에 일정 정원을 초과하지 않는 이상 지양하는 것이 좋습니다.

수강료 미납 유형 파악하고 똑똑하게 해결하기

아무리 획기적인 수강료 제도라 하더라도 미납 수강료를 제대로 해결하지 못하면 무용지물입니다. 미리 대처하지 않으면 상습적 연체나 법정 공방으로 이어질 수 있으니 초기에 바로잡아야 합니다.

먼저 수강료 미납 유형부터 살펴보겠습니다. 『대한민국 2040 학원창업으로 성공하라』(p.252~254)는 미납 유형으로 고의적 미납, 불가피한 미납, 수강생 및 학부모의 무관심, 수강생의 독단적인 행동을 소개하고 있습니다. 가장 일반적인 것은 형편이 어려워 학원비를 내지 못했거나 납부일을 깜빡하는 ‘불가피한 미납’입니다. 하지만 고의로 수강료를 미납하고 연락을 받지 않거나, 심하면 장기 연체 후 이사를 가버리는 사례도 있습니다. 무관심에 의한 미납은 학부모가 너무 바쁘거나 원생이 수강에 의욕이 없는 경우 생길 수 있으며, 종종 학부모에게 수강료를 받았음에도 학생이 독단적으로 사용하는 사례도 있습니다. 

미납을 예방하려면 관련된 대응 프로세스를 확실히 세우는 것이 좋습니다. 소규모 학원일수록 이미지가 실추될 것을 우려해 냉정하게 대처하기가 쉽지 않은데요. 일정 기간 이상 연체 시 규정상 어떤 과정을 거치게 되어 있는지 곧바로 안내하고 이에 따라 단호하게 대응하는 것이 좋습니다. 만일 장기 연체가 예상되는 수강생이 있다면 해당 원생이 다니는 다른 학원의 수강료는 잘 납부하고 있는지 확인해보세요. 다른 학원도 사정이 마찬가지라면 장기적인 대책을 미리 강구해두는 것이 좋습니다. 간혹 수강료 일부를 면제해주어 적은 금액이라도 회수하려는 분들이 계시는데요. 악의적으로 이용되거나 다른 수강생들에게 누설되어 오해를 살 수 있으니 신중하게 고민하시기 바랍니다.

한편, 소규모 학원의 경우 업무를 줄이기 위해 학원비 납부일을 한 날짜로 통일하는 경우가 많습니다. 하지만 수업에 대한 비용 책정이 정확해지지 않을 수 있고, 학부모의 월급 날짜에 맞지 않으면 늦게 납부하거나 연체하는 일이 잦아질 수 있습니다. 한 번에 여러 명의 수강생이 이탈하게 되면 학원이 한산해 보일 수 있다는 점도 고려해야 합니다. 납부일을 5일・15일・25일처럼 기억하기 쉬운 날짜로 여러 번 정해두는 것이 미납을 방지할 수 있습니다. 교재비를 수강료에 포함해 받는 것도 고려해보세요. 업무를 줄일 수 있는 동시에 학부모가 아이를 통해 교재비를 보내지 않아도 되니 만일의 사고를 방지할 수 있습니다.

매끄러운 수강료 인상 및 통보 방법은?

물가 및 인건비가 오르면 고정 지출이 커지게 됩니다. 따라서 수강료 인상이 불가피할 때가 있는데요. 적절한 시기와 방법을 고민하지 않으면 수강생 및 학부모의 불만이 생길 수 있고, 이탈률도 높아질 수 있습니다. 『대한민국 2040 학원창업으로 성공하라』(p.246~250)에서 발췌한 내용을 통해 원활한 수강료 인상 및 통보 방법을 알아보겠습니다.

먼저 수강료 인상 전 주변 지역 경제 상황과 경쟁 학원의 수강료부터 확인해야 합니다. 수강료를 많이 낸다고 수강생의 성적이나 공부 습관이 바로 개선되는 것이 아니죠. 따라서 학부모와 수강생이 이해할 수 있는 수준으로 인상해야 합니다. 또한 중・고등학생 수강생의 경우 상대적으로 교육비 부담이 높아 갑자기 수강료를 올리면 이탈률만 높아질 수 있습니다.

가장 일반적인 방법은 학원비가 인상되는 일정한 날짜를 정해두고 미리 통보하는 방법입니다. 또는 1개월에서 수개월 전에 미리 통보하는 방법도 있습니다. 미리 인상할 수밖에 없는 이유를 피력할 수 있고, 수강생과 학부모도 대비할 수 있어 좋습니다. 하지만 수강료가 인상되기 전까지만 다니고 이후 그만둘 가능성도 고려해야 합니다. 인상된 수강료는 새로 등록한 학생만 적용하거나, 향후 3~6개월간의 강의료를 선납하면 할인해주는 방식 등을 고민해볼 수 있을 것입니다. 간혹 수강료를 이미 인상한 상태에서 한 번 더 인상해야 하는 경우가 있는데요. 이럴 땐 학부모 및 수강생에게 진심 어린 양해를 구하고, 강의 시간이나 개인 첨삭 시간을 늘리는 등 이점을 추가해야 이탈이나 불만을 최소화할 수 있습니다.

저자는 개인별 커뮤니케이션이 기반이 되는 인상 통보 방법을 권하고 있는데요. 수강료 인상이 결정되면 안내문을 통해 예고하고 다음 달 등록 여부와 미등록 시 사유, 수강료 인상에 대한 의견을 받아둡니다. 이후 개인별 전화 혹은 대면 상담으로 감사 인사를 전하거나 납부 기한 등을 조율해 반영하면 됩니다. 수강생과 학부모, 원장 간의 긴밀한 조율을 통해 합의점을 찾고 신뢰를 쌓는 방법입니다.

스마트하게 수강료를 관리하려면 ‘알림뱅킹’ 이용하기

수강료는 학원 운영의 핵심 자금이므로 보다 전문적인 관리가 필요합니다. 하지만 수업 진행과 학부모 상담, 직원 관리 등 다른 일과 병행하려면 힘에 부칠 때가 있습니다. 전담 직원을 채용하자니 인건비가 걱정이고요. 

이처럼 수강료 관리에 고민이 있는 원장님이라면 효성에프엠에스의 모바일 청구서 결제 서비스 ‘알림뱅킹’을 추천합니다. 꼭 필요한 기능만을 담았기 때문에 스마트기기로 업무를 처리하는 것이 익숙하지 않은 분도 수월하게 사용할 수 있습니다. 

알림뱅킹은 이름과 휴대전화 번호로 회원 등록만 해두면 수강료에 관한 전반적인 업무를 쉽게 처리할 수 있습니다. 납부일에 맞춰 청구서를 카카오톡 알림톡으로 보내고, 수취 및 납부 여부까지 실시간으로 확인 가능합니다. 학부모가 수강료를 결제하지 않으면 기한을 넘기기 전에 자동으로 카카오톡 알림을 보내주기 때문에 따로 연락할 필요도 없습니다. 학부모도 납부일을 깜빡할 염려가 없어 좋고, 신용카드나 계좌이체 등 매번 원하는 방식으로 결제할 수 있기 때문에 학원과 학부모 모두에게 편리합니다. 아이 손에 현금이나 카드를 들려 보내지 않아도 되고, 당장 납부가 불가능한 상황이라면 다른 사람이 대신 결제하도록 청구서를 전달할 수 있는 기능도 있어 미납 가능성도 줄어들 수 있습니다. 이제 수강료 관리에 대한 고민은 거두시고 안정적인 수강료 관리를 위한 든든한 파트너, 알림뱅킹을 만나보세요.

글 / 효성 FMS 편집팀