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효성FMS 뉴스룸

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[비즈 팁] 대금을 제때 받지 못해 고민이라면? 외상 매출금과 미수금 관리 팁

2019-02-28

이달 판매 실적이 목표치를 넘겨 기분이 좋은 김 사장님. 그런데 막상 장부를 살펴보니 들어온 돈은 그렇게 많지 않습니다. 판매 대금 회수가 제대로 이뤄지지 않은 겁니다. 거래처에 납부해야 할 금액도 있고, 당장 직원들 월급날도 다가오는데, 제때 수금이 되지 않아 마음이 답답해집니다. 이처럼, 회사를 운영할 때는 원활한 자금 흐름이 매우 중요합니다. 미수금이나 외상 매출금이 많아 회사 운영에 차질이 생긴다면, 효율적인 수금 방법을 반드시 찾아야 합니다.

매출만큼 중요한 수금 관리

매출이 발생했다고 해서 수금이 바로 이뤄지는 경우는 많지 않습니다. 대부분 대금을 지급할 날짜를 정하고 그에 맞춰 수금하는데요. 이를 대금 회전 기간이라고 합니다. 약속한 날짜에 수금이 돼야 하지만, 거래처나 고객의 사정에 의해 체납될 수도 있습니다. 수금 날짜가 미뤄지면 그만큼 대금 회전 기간도 늘어나게 됩니다. 외상 매출금이나 미수금이 많을수록, 그리고 대금 회전 기간이 길면 길수록 회사는 자금난에 허덕입니다. 직원들 월급은커녕 거래처에 대금을 갚지 못하고 빚을 지는 악순환이 계속될 수 있습니다.

사업을 원활하게 운영하기 위해서는 이 같은 대금 회전 기간을 줄여야 합니다. 영업자라면 판매 매출만큼 대금 회전 기간 단축에도 노력을 쏟아야 하지만, 말처럼 쉽지만은 않습니다.

외상 매출금과 미수금 관리, 어떻게 해야 할까?

회사에서는 대부분 외상 매출금과 미수금 장부를 작성합니다. 예전에 해오던 방식대로 수기로 작성하는 곳도 있지만 대부분 엑셀 프로그램을 활용하죠. 최근에는 회계용 자동화 프로그램을 사용하는 회사도 많습니다. 수기로 작성할 경우 시간이 오래 걸리고 계산에 착오가 생길 수 있으므로, 요즘은 수기 장부를 지양하는 편입니다. 

외상 매출금 또는 미수금 관리용으로 수식이 설정된 엑셀 양식을 유료로 다운로드할 수 있는데요. 엑셀 프로그램을 능숙하게 다룬다면 직접 엑셀 양식을 만들어 사용해도 좋습니다. 외상 매출금이나 미수금 내용을 엑셀로 관리하면 쉽게 계산하고 빠르게 검색할 수 있습니다. 반면, 회사에서 수금할 때 사용하는 은행 계좌가 많다면 일일이 계좌를 확인해 수금 내용을 파악하고, 이를 엑셀 파일에 기록해야 합니다. 엑셀을 활용한다고 해도 미수금 내용을 실수로 빠뜨리거나 수금 완료 내용을 기재하는 것을 잊으면 이것 역시 문제가 됩니다. 미수금 상태인 거래처나 고객의 수가 많다면 미수금 엑셀 파일을 작성할 때 세심하게 주의를 기울여야 하고, 확인하는 데도 시간이 적지 않게 걸립니다.

이러한 수기와 엑셀의 단점을 보완한 회계 자동화 프로그램을 이용하는 방법도 있습니다. 회계 자동화 프로그램은 회계와 인사를 편하고 정확하게 관리하는 데 도움을 주는데요. 뿐만 아니라 재고 관리와 은행 입출금 조회 등 회계와 관련된 다양한 기능을 제공합니다.

수납과 미수금 관리를 한 번에 할 순 없을까?

CMS(Cash Management Service)를 활용하면 수납과 미수금 관리를 한 번에 할 수 있습니다. CMS는 수금과 미수금을 자동으로 분류하며, 자동이체나 정기 결제 서비스도 제공합니다. 자동이체 계좌에 잔액이 있으면 미수금이 자동으로 이체되도록 설정할 수 있으므로, 사업자가 독촉이나 재차 확인 전화를 할 필요가 없어 편리합니다. 납부하는 입장에서는 대금 날짜에 맞춰 계좌에 잔고를 넣어 두기만 하면 체납을 막을 수 있어 신용을 지키게 되죠. 또, 회사 계좌 조회가 가능하고 세금, 회계 관련 업무를 편리하게 이용할 수 있어 자금을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

특히 렌탈 업종의 경우, 효성CMS를 사용하면 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다. 효성CMS는 국내 최대 신용정보회사에서 운용하는 임대 관리 프로그램과 연계해 수납을 체계적으로 관리해줍니다. 또, 실시간 재출금 기능도 제공합니다. 세무사나 회계사가 사용하기에도 편리하게 구성되어 있는데요. 월별로 교육비를 받는 학원이나 어린이집, 유치원 등에서도 많이 사용합니다. 후원금으로 운영 자금을 마련하는 사회 기관 등에서도 이를 활용해 모금을 진행합니다. 생활 가전이나 사무 가전 등을 임대 사업하는 회사, 정기배송 서비스를 제공하는 업체, 요양 병원 등에서도 효성CMS로 수납 업무를 처리해 업무 효율성을 높이고 있습니다.

이렇게 관리해도 대금 납부일을 늦춘다면?

이렇게까지 관리한다 해도, 만약 거래처에서 대금을 납부하지 않고 악의적으로 대금 시일을 늦춘다면 적극적으로 조치할 수밖에 없습니다. 우선은 미수금에 대한 내용 증명을 상대에게 보낼 수 있습니다. 내용 증명은 그 자체만으로 법적 효력을 갖지는 않지만, 분쟁이 발생할 경우 증거 자료로 쓸 수 있습니다. 내용 증명은 3부를 작성해 우체국에서 직인 및 날인을 받습니다. 우체국장이 이를 공적으로 증명한다는 의미죠. 1부는 발행 업체에서 보관하고, 1부는 거래처에 등기로 발송하며, 1부는 우체국에서 보관합니다. 내용 증명을 보냈는데도 거래처에서 전혀 대금을 납부할 의도를 보이지 않는다면 변호사의 도움을 받아 대금 청구 소송을 제기할 수 있습니다. 

소송 승소 후에는 압류나 강제 집행으로 대금 지급을 촉구하는 채권 추심을 할 수 있습니다. 금융감독위원회의 허가를 받은 채권 수심 대행업체에 의뢰해 진행하면 됩니다. 대행업체에 의뢰하지 않고 개인이 직접 진행하는 방법도 있는데요. 이때는 법률구조공단의 무료 상담소에서 조언을 구해 도움을 받을 수 있습니다. 

대금을 받지 못할 경우 위와 같은 제도를 통해 해결할 수 있지만, 이런 상황이 생길 것을 미리 대비하는 것도 중요합니다. 우선, 계약을 할 때 거래 계약서를 작성하고 대표 이사와 계약해야 합니다. 영업 담당자와 계약하는 경우에도 대표 이사로부터 위임받았다는 사용 인감계 등을 받아 두어야 하고요. 또한 약속어음을 받았다면, 이를 공증 받는 것이 좋습니다. 공증 받은 약속어음을 가지고 있으면 채무불이행 시 채무자의 재산을 강제 집행할 수 있습니다. 이때 법원의 판결이 없어도 강제 집행할 수 있지만, 채무자에게 어떠한 재산도 없으면 강제 집행에 의미가 없습니다.

거래처가 폐업, 또는 부도를 낸 경우에는 어떻게 수금해야 할지 몰라 막막하죠. 이를 대비해 대손충당금을 설정해 두는 것도 중요합니다. 대손충당금이란 거래처가 부도를 내거나 납부를 제때 하지 못할 경우 사용할 비상금을 미리 마련해 두는 것을 의미합니다. 회사 운영에 어려움을 겪을 것을 대비하는 것이죠.

회사를 운영하다 보면 신경 써야 할 게 한둘이 아닙니다. 아무리 매출이 높아도 수금이 잘 이뤄지지 않는다면 사업 의욕은 꺾이고 맙니다. 사업자가 떠안아야 할 짐이 더 많아져 부담만 커지죠. 반면, 자금 운용이 원활하게 이뤄지면 운영자 입장에서는 사업을 추진할 힘을 얻습니다. 아무리 일이 많아도 마음은 홀가분할 테니까요. 자금 운용 걱정만 덜어도, 사업 아이디어를 실행하고 직원들의 능력을 한껏 발휘할 수 있도록 환경을 조성하는 데 여유가 생길 겁니다. 매출을 목표한 만큼 달성하고, 그만큼 영업 이익도 얻도록 효성FMS가 모든 사장님을 응원합니다.

글 / 효성 FMS 편집팀